Komunikacija yra nuolatinis vyksmas, kurio metu, naudojant bendras ženklų ar elgesio sistemas, žodžiu, raštu, įvairiais ženklais, naudojant komunikacijos priemones ir technologijas, pavyzdžiui, medijas, perduodama informacija. Be informacijos komunikacija neįmanoma.
Rašytinei komunikacijai vykti būtini keli svarbūs veiksniai, nulemiantys kuriamų tekstų turinį, struktūrą ir raišką:
Rašytinės komunikacijos dalyviai – adresantas ir adresatas, t. y. autorius, kuriantis tekstą – pranešimą, ir skaitytojas, suvokiantis jo prasmę. Veiksmingą komunikaciją lemia adresanto ir adresato išsilavinimas, socializacijos lygis, kultūrinis išprusimas ir komunikaciniai gebėjimai.
Rašytinė komunikacija vyksta dėl tam tikrų priežasčių arba intencijos, t. y. sumanymo, ketinimo, motyvų perteikti informaciją, ir tikslo – rezultato numatymo. Jeigu intencija informuoti, supažindinti ar pan., veikiama proto sritis, jeigu siekiama paveikti, įtikinti ar pan., veikiama sąmonė ir valia, o jei norima pradžiuginti, teikti estetinį malonumą, žadinami jausmai. Tikslas yra išplėtota, konkrečiai nusakyta intencija.
Pranešimas – rašytiniu tekstu perduodama informacija. Komunikacijos sėkmę lemia pranešimo turinys, tonas, kontekstas, forma ir kanalas, t. y. būdas. Informacijos gausoje vertingas aiškios formos, ką nors naujo ir aktualaus skelbiantis tekstas. Veiksmingi ir neįprasti pranešimai, savo turiniu ir forma prieštaraujantys įprastoms normoms, pavyzdžiui, reklama, meniniai tekstai.
Komunikavimo situacija – tai kontekstas, aplinkybės, t. y. laikas, erdvė, asmeninė ar vieša situacija, dalyvių skaičius ir kt., kurioje vyksta rašytinė komunikacija ir perteikiama informacija. Komunikavimo situacija gali būti oficiali ir neoficiali.